GODKENDELSESPROCES

1- Godkendelsesområder

VALIDAN ApS er af Sikkerhedsstyrelsen godkendt til at godkende og efterprøve kvalitetsledelsessystemer for autoriserede virksomheder på el-, vvs- og kloakinstallationsområdet og for virksomheder med virksomhedsgodkendelse på gasområde iht.

  • 1363 af 29. november 2018
  • 1364 af 29. november 2018
  • Lov nr. 401 af 28. april 2014 om autorisation af virksomheder på el-, vvs- og kloakinstallationsområdet

Grundlaget for VALIDAN ApS arbejde med godkendelse og efterprøvning af systemer/processer er Erhvervsministeriets lov om erhvervsfremme og tilhørende bekendtgørelser, herunder kravene i DS/EN ISO/IEC 17021 hvor ikke bekendtgørelser foreskriver andet.

Godkendelser og efterprøvninger baseres på den danske tekst.

2- Ansøgning og information

Virksomheder som ønsker godkendelse, skal være opmærksom på, at en forhåndsgodkendelse indenfor en 12 mdr. forhåndsgodkendelse samt den følgende 2-årige aftaleperiode altid skal opfylde kravene angivet i de gældende standarder og guidelines. Når disse krav ændres, skal virksomheden implementere reglerne indenfor den i bekendtgørelsen fastsatte tidsfrist, for at opretholde godkendelsen.

Sådanne ændringer kan også betyde, at den indgåede godkendelsesaftale skal ændres.

VALIDAN ApS vil meddele virksomheden omkring disse ændringer når vi selv er blevet bekendt hermed.

2.1- Ansøgning om certificering

Virksomheden udfylder VALIDAN ApS’s anmodning om godkendelse som skal indeholde de nødvendige oplysninger for vurdering af godkendelsens omfang og legale krav, som virksomheden er underlagt. Anmodningen sendes til VALIDAN ApS, der herefter kvitterer for endelig aftale om godkendelse. Dette udgør herefter den formelle godkendelsessaftale inklusiv VALIDAN ApS´s almindelige betingelser. En godkendelsesansvarlig og/eller et auditteam udpeges blandt personale godkendt af VALIDAN ApS under hensyn til kompetence og eventuelle særlige forhold (bl.a. upartiskhed) for den aktuelle efterprøvning. Herudover kan deltage observatører (interne auditorer eller auditorer under oplæring) fra VALIDAN ApS. Personalet præsenteres for virksomheden, som har mulighed for at gøre begrundet indsigelse mod valget.

I forbindelse med Sikkerhedsstyrelsens godkendelse skal virksomheden være opmærksom på, at VALIDAN ApS er forpligtet til, på begæring, at give Sikkerhedsstyrelsen alle nødvendige oplysninger til brug for dets tilsyn med godkendelsen, herunder oplysninger om takster og timepriser.
Endvidere, at VALIDAN ApS er forpligtet til at modtage tilsyns­besøg fra Sikkerhedsstyrelsen, og at virksomheden skal acceptere, at et tilsynsbesøg kan omfatte VALIDAN ApS’s godkendte aktiviteter hos virksomheden, dvs. deltagelse i auditering m.v. af virksomheden.

2.2- Informationsmøde

For at sikre opbakning i virksomheden kan startsignalet til godkendelse gives til den bredest mulige forsamling, f.eks. ved et møde, hvor VALIDAN ApS introduceres.

Informationsmødet består normalt af:

  • Præsentation af VALIDAN ApS
  • Orientering om godkendelsesprocessen
  • Præsentation af virksomheden
  • Møde med virksomhedens ledelse vedr. spørgsmål i forbindelse med godkendelse

2.3- Myndighedskrav

I forbindelse med endelig godkendelse skal VALIDAN ApS sikre, at virksomheden før fase 2 besøget (se nedenfor) har indhentet information fra relevante myndigheder vedrørende aftaler og udestående forhold, der kan være relevante for godkendelsen.

Virksomheden skal i forbindelse med fase 2 besøget kunne fremlægge dokument(er), som vedrører eventuelle aftaler, autorisation, godkend­elser, påbud, forbud, tilsynsresultater og even­tuelle udestående forhold, der er relevante for godkendelsen.

3- Indledende godkendelse

Godkendelsesprocessen gennemføres sædvanligvis i to faser, fase 1 og fase 2.

3.1- Fase 1 – Præaudit

Formålet med fase 1 er:

  • Afklaring af ledelsessystemets omfang (organisatorisk/fysisk)
  • At sikre, at virksomheden har planlagt ledelsessystemet i overensstemmelse med krav herunder, at ledelsessystemet er dokumenteret i overensstemmelse med krav
  • Etablering af grundlag for planlægning og gennemførelse af fase 2, herunder fastlæg­gelse af krav til auditteamets kompetence

Fase 1 omfatter en gennemgang af system­dokumentationen og kan foregå ved et besøg hos virksomheden. Oftest gennemføres fase 1 uden besøg hos virksomheden.

Fase 1 gennemgang rapporteres til virksomheden med angivelse af eventuelle afvigelser, bemærkninger, problemområder og forbedringsområder. Korrektioner/ korri­gerende handlinger skal være behandlet og lukket af virksomheden før fase 2 besøget.

Senest 14 dage før tidspunktet for fase 2 besøget modtager virksomheden en plan for gennem­førelse af fase 2 besøget.

3.2- Fase 2 – Godkendelsesaudit

Formålet med fase 2 godkendelsesaudit er at bedømme:

  • Om virksomhedens ledelsessystem er indarbejdet i overensstemmelse med krav
  • Om virksomhedens ledelsessystem kan realisere virksomhedens politik og målsætninger

Virksomheden har pligt til:

  • At forsyne auditteamet med informationer som gør det muligt at bedømme, om virksom­hedens ledelsessystem er dokumenteret i overensstemmelse med krav
  • At give auditteamet adgang til faciliteter, personale og registreringer således, at teamet kan verificere, at virksomhedens system er indarbejdet og vedligeholdt
  • At samarbejde med auditteamet ved behandling af afvigelser.

Auditbesøget gennemføres i overensstemmelse med VALIDAN ApS’s procedurer og vil indeholde følgende elementer:

  • Indledende møde med virksomhedens ledelse for at bekræfte gyldighedsområdet for godkendelsen og at tydeliggøre rapporteringsmetoden. Mødet kan omfatte en kort
    rundvisning på virksomheden, hvis dette ikke tidligere har fundet sted. På mødet deltager de guider, der skal ledsage auditorerne
  • Gennemgang af systemet, herunder identifikation af eventuelle afvigelser og bemærkninger
  • Afsluttende møde, hvor auditresultater præsenteres for virksom­hedens ledelse

På det afsluttende møde vil ledende auditor:

  • Præsentere auditresultater – herunder positive observationer, eventuelle afvigelser, bemærkninger og forbedringsområder – med henvisning til krav
  • Drøfte behovet for eventuelle korrektioner/korrigerende handlinger med virksomheden
  • Præsentere forslag til tidsramme for behandling af eventuelle afvigelser / bemærkninger

Rapportering modtages hos virksomheden senest to uger efter fase 2 besøget.

3.3- Afvigelser, bemærkninger og problemområder

Dokumentation for eventuelle afvigelser, bemærkninger og problemområder modtages af virksomheden ved afsluttende møde.

Dokumentation for virksomhedens behandling af rejste afvigelser/bemærkninger/problemområder fremsendes til VALIDAN ApS iht. fastlagt tidsramme.

Det kan forekomme, at VALIDAN ApS må gennemføre opfølgende besøg på virksom­heden med henblik på verifikation af korrektioner/korrigerende handlinger.

Korrektioner/korrigerende handlinger verificeres af VALIDAN ApS således

  • Fase 1 besøg: Verifikation før fase 2 audit
  • Fase 2 besøg: Verifikation før sagsverifikation og udstedelse af godkendelsesbevis
  • Overvågningsbesøg: Verifikation inden for 90 dage
  • Godkendelsesaudit: Verifikation før sagsverifikation og udstedelse af godkendelsesbevis

Korrektioner og korrigerende handlinger skal være gennemført og verificeret inden godkendelsens udløb. Afvigelser, bemærkninger eller problemområder rejst af VALIDAN ApS skal da være lukket.

Hvis verifikation ikke kan gennemføres inden for godkendelsens udløb dage forbeholder VALIDAN ApS sig ret til at informere Sikkerhedsstyrelsen om at virksomheden ikke kan godkendes.

3.4- Udstedelse af certifikat

Efter gennemførelse af fase 2 besøg og virksom­hedens tilbagemelding vedrørende behandling af eventuelle afvigelser og bemærkninger, indstiller ledende auditor til den godkendelsesansvarlige, at VALIDAN ApS udsteder godkendelsesbevis. Efter den godkendelsesansvarliges verifikation udstedes godkendelsesbevis til virksomheden.

Godkendelsesbeviset omfatter bl.a. oplysninger om gyldighedsområde samt udløbsdato.

3.5- Virksomhedens systemdokumentation

Virksomhedens systemdokumentation bedømmes i forbindelse med fase 1 og fase 2 besøgene.

Dokumentationen kan kræves fremsendt til VALIDAN ApS før besøgene.

Systemdokumentationen kan fremsendes som vedhæftet dokument via e-mail, papirformat, via USB, via adgang til virksomhedens intranet eller på anden måde.

Af bilaget til certifikatet vil fremgå en reference til den identificerbare systemdokumentation.

Opbevaring og ajourføring af system­dokumentationen i henhold til krav påhviler virksomheden.

En oversigt over udgåede systemdokumenter skal vedvarende være underlagt gældende dokument­styring i virksomheden.

3.6- Multiple sites

VALIDAN ApS tilbyder godkendelse efter multiple sites (multi-site) princippet med reduceret besøgsomfang.

Forudsætninger er, at virksomhedens:

  • Aktiviteter styres af ét ledelsessystem som dækker flere ensartede anlægsområder
  • Ledelsessystem administreres og auditeres centralt
  • Ledelsessystem er underkastet central ledelsesevaluering
  • Anlægsområder (alle) er blevet auditeret i overensstemmelse med den interne auditprocedure

Besøgsomfanget fastlægges efter anerkendte retningslinjer, herunder at:

  • Anlægsområder udvælges tilfældigt (random) blandt ikke tidligere besøgte anlægsområder
  • Hovedkontoret besøges hver gang

Eventuelle afvigelser eller bemærkninger som identificeres på ét anlægsområde behandles på alle berørte anlægsområder omfattet af godkendelsen.

Såfremt der er indgået aftale om godkendelse i henhold til multiple sites princippet, og virksomheden efter fase 2 besøget ønsker at fravælge et eller flere anlægs­områder, som eventuelt ikke kan imødekomme krav, bortfalder den gældende aftale. Der kan efterfølgende etableres fornyet Godkendelsesaftale på det ændrede grundlag.

4- Vedligehold af certificering

4.1- Overvågningsbesøg

Gyldigheden af godkendelsesbeviset forudsætter, at virksomheden til enhver tid arbejder i overens­stemmelse med politikken, system­dokumen­tationen, systemkrav, kontraktlige krav samt eventuelt legale bestemmelser. VALIDAN ApS vil overvåge fortsat overens­stem­melse ved overvågningsbesøg i virksom­heden indenfor en periode på 2 år.

Besøgene gennemføres efter en auditplan udarbejdet af ledende auditor. Planen sikrer, at ledelsessystemets elementer og processer bedømmes mindst en gang i gyldighedsperioden. Ligeledes sikrer planen, at alle adresser omfattet af godkendelsesbeviset besøges som specificeret i aftalegrundlaget. Yderligere detaljer afhænger i øvrigt af de specifikke regler, som VALIDAN ApS har udarbejdet for den pågældende godkendelse.

Validan ApS varsler virksomheden senest 2 uger før et overvågningsbesøg. Besøget gennem­føres iht. plan som omfatter dele af det samlede kravgrundlag.

Bliver VALIDAN ApS opmærksom på forhold, som kræver yderligere overvågningsbesøg, kan disse afholdes med kort varsel.

4.2- Fornyelse af godkendelsesbevis – Re-godkendelse

Godkendelsesbeviset har en gyldighedsperiode på 2 år forudsat, at der gennemføres overvågningsbesøg.

4.3- Ændringer af betydning for godkendelsen

Hvis virksomheden i godkendelsesbevisets gyldigheds-periode ønsker at gennemføre væsentlige systemmæssige ændringer, skal planer herfor straks fremsendes til VALIDAN ApS.

Væsentlige ændringer inkluderer ændringer vedrørende:

  • Juridisk, kommerciel, organisatorisk status eller ejerskab
  • Organisation og ledelse, fx ændringer af ledende, beslutningstagende eller teknisk nøglepersonale
  • Personalestabens omfang
  • Kontaktadresser og omfattende adresser, herunder fysiske anlægsområder
  • Gyldighedsområde for opgaver under det godkendte ledelsessystem
  • Produktionsprocesser
  • Produkttyper og -områder

Ledende auditor vil vurdere, om ændringerne kan have betydning for godkendelsesbevisets gyldighed og om ændringerne skal bedømmes ved et ekstra­ordinært opfølgningsbesøg hos virksomheden.

Mindre systemmæssige ændringer, fx ajourførte procedurer, formularer, referencer o.l., bedømmes ved førstkommende overvågningsbesøg.

4.4- Auditbesøg med kort varsel

Der kan være behov for gennemførelse af auditbesøg med kort varsel i forbindelse med:

  • Opfølgning på korrektioner/korrigerende handlinger
  • Opfølgning på eventuelle suspenderede certificeringer
  • Undersøgelse af eventuelle klager
  • Ændringer af certifikatets gyldighedsområde

Auditbesøg gennemføres med baggrund i program som modtages af virksomheden før besøget.

Auditbesøg afregnes efter gældende prisaftale.

5- Økonomi

5.1- Generelt

Vore ydelser er baseret på til enhver tid gældende prisliste.

5.2- Godkendelse

Godkendelsesforløbet omfatter nedenstående aktiviteter:

  • Informationsmøde (Ikke obligatorisk)
  • Fase 1 besøg, inklusiv gennemgang af systemdokumentationen
  • Fase 2 besøg
  • Samlet bedømmelse
  • Udstedelse af certifikat

For ydelserne afgiver Validan ApS et prisoverslag, baseret på gældende regler. Dette overslag omfatter medgået tidsforbrug samt udgifter til rejser og evt. ophold iht. VALIDAN ApS’s gældende prisliste.

5.3- Vedligeholdelse

For opretholdelse af godkendelse foretager VALIDAN ApS regelmæssige overvåg­ningsbesøg indenfor en periode på 2 år. Hyppigheden vil fremgå af godkendelsesaftalen. Herfor faktureres iht. VALIDAN ApS’s gældende prisliste.

5.4- Supplerende ydelser

Andre tjenesteydelser, som findes nødvendige af VALIDAN ApS, eller ønskes af virksomheden, i forbindelse med den løbende tilpasning af godkendelsen, afregnes efter gældende prisliste.

Hertil kommer udgifter til rejser og ophold iht. VALIDAN ApS’s gældende prisliste.

6- Specielle forhold

Virksomheden skal ud over selve proceduren være opmærksom på de forhold der kan opstå i forbindelse med en certificeringsproces.

Efterfølgende er til orientering resumeret nogle uddrag.

6.1- Suspendering og tilbagetrækning af certifikat

VALIDAN ApS har til enhver tid ret til at indberette for Sikkerhedsstyrelsen indenfor gyldigheds­perioden, såfremt dette misligholdes eller virksomheden måtte ønske dette.

Under suspenderingsperioden er kundens ledelsessystemcertificering midlertidigt ugyldig.

Straks efter Sikkerhedsstyrelsens meddelelse til kunden om suspendering eller tilbagetrækning af kundens godkendelse, skal kunden ophøre med brug af VALIDAN ApS’s mærke samt ophøre med brug af alt reklamemateriale, der henviser til godkendelsen, herunder salgs­materiale, brochurer, hjemmeside m.v.

6.2- Ændringer af godkendelsesbevisets gyldighedsområde

VALIDAN ApS vil som svar på en ansøgning om udvidelse af gyldighedsområdet for en allerede tildelt certificering, gennemgå ansøgningen og afgøre, om der kræves audit­besøg for at beslutte om udvidelsen kan tildeles. Dette kan gøres i forbindelse med et overvåg­ningsbesøg.
Hvis VALIDAN ApS erfarer, at kunden vedvarende eller i alvorlig grad ikke opfylder kravene til de pågældende dele af gyldighedsområdet, vil VALIDAN ApS indskrænke gyldighedsområdet til ikke at omfatte de dele der ikke opfylder kravene.

Hvis Sikkerhedsstyrelsen indskrænker gyldighedsområdet, skal alt reklamemateriale rettes i henhold til det nye gyldighedsområde.

6.3- Regler for brug af godkendelsesmærke

Enhver form for anvendelse af VALIDAN ApS’s mærke kræver en skriftlig aftale med VALIDAN ApS.

6.4- Fortrolighed

VALIDAN ApS behandler alle oplys­ninger fortroligt i henhold til lovgivningen.

6.5- Anke- og klageadgang

Det bemærkes, at en anke/klage skal fremsendes skriftligt inden 4 uger efter modtagelsen af afgørelsen eller certificeringsdatoen.

Proceduren for en anke eller klage fremgår af vores hjemmeside.